Прием арендной платы наличными оформляется по-разному. Зависит это от того, как арендодатель заключил договор: от имени Индивидуального предпринимателя (ИП), или от имени физического лица.
Сразу отметим: с ИП оформительской работы и расходов намного больше. «Бонус» в том, что ИП может принимать платежи по безналичному расчету через банк и избавить себя от этой мороки, либо, с другой стороны, при грамотном оформлении приема наличных может обойтись вообще без банковского счета.

Как оформить оплату за квартиру наличными арендодателю-физическому лицу

Оплата наличными при сдаче квартиры физлицом — физлицу оформляется распиской.
Прочитать подробнее про составление расписки и скачать рекомендованный образец расписки а получении денег в текстовом файле можно здесь расписка в получении денежных средств образец
.

Оформление получения арендной платы на банковский счет в статье «Безналичные способы приема арендной платы, документы».

Ответы на другие вопросы, касающиеся получения арендной платы наличными, вы найдете в нашем разделе «Вопросы и ответы»,

Как оформить оплату за квартиру наличными арендодателю-ИП

ВАЖНО: Если вы оформили договор аренды с арендатором как Индивидуальный Предприниматель, то все получаемые за аренду деньги вы получаете в виде дохода от своей предпринимательской деятельности. Вы не можете получить часть платежей как физическое лицо, а часть – как ИП.

ИП может открыть банковский счет и получать арендную плату на свой счет. Либо, ИП может получать арендную плату наличными. Про получение арендной платы через счет ИП можно почитать в статье «Как правильно получить оплату от арендатора на банковский счет».

Получение арендной платы наличными для ИП – задача посильная, но сопряженная с оформлением множества документов. Нужно ли это вам или вы лучше «заплатите штрафы» — решайте сами. Наша задача  — сделать все возможное, чтобы облегчить законный путь. В конце этой статьи мы привели информацию о санкциях, которые могут вам грозить.

Раньше существовали разночтения относительно того, следует ли ИП вести кассовый учет. Теперь, с 2012 года,  в соответствии с «Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», принятым Центральным банком (12 октября 2011 г. N 373-П) и зарегистрированном Министерством юстиции 24 ноября 2011 г. N22394, учет надо вести и организациям, и ИП, в том числе использующим упрощенную систему налогообложения (УСНО). С физическими лицами без статуса ИП все проще. А «Положение» — теперь это про «ИП-шников», и мы должны его исполнять.

Что выбрать: БСО или ККМ?

Помимо кассового учета, есть еще одна сложность. Чтобы рассказать о ней, придется использовать в нашей статье несколько терминов:

  • ККМ — контрольно-кассовая машина, или проще говоря кассовый аппарат, пробивающий кассовые чеки. В нормативных документах вы также можете встретить сокращение ККТ – контрольно-кассовая техника.
  • БСО — бланки строгой отчетности.

Когда вы как ИП получаете наличные за аренду, вы обязаны пробить кассовый чек с использованием ККМ или оформить БСО. Порядок оформления расчетов наличными денежными средствами с физическими лицами регулируется Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

ВАЖНО: БСО применяются только при расчетах с населением, то есть с физическими лицами. Если арендатор – это организация (даже снимающая квартиру для своего сотрудника), то остается два пути: или оплата по безналичному расчету, или применение ККМ. При оформлении БСО обязательно требуется наличие печати ИП.

Согласно п. 2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ, организации (в том числе ИП) могут осуществлять наличные денежные расчеты без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности, то есть БСО.

Перечень услуг населению содержится в Общероссийском классификаторе услуг населению ОК 002-93 (так называемый ОКУН), утвержденном Постановлением Госстандарта РФ от 28.06.1993 № 163.

К услугам населению относятся, в частности,

  • операции с недвижимым имуществом собственным или арендуемым (код 803100), в том числе
    • аренда жилого фонда (то есть дома и квартиры, код 803101) и
    • аренда нежилого фонда (то есть гаражи, сараи, чердаки, подвалы, парковочные места, код 803102).

Именно в силу этих норм, ИП, сдающий жилые и нежилые помещения, вправе не использовать ККМ при расчетах наличными денежными средствами, но при этом обязан использовать бланки строгой отчетности (БСО). Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 (далее – Положение), установлен порядок применения, учета и хранения БСО.

ВАЖНО: Если вы как ИП уже ведете бизнес с использованием ККМ, мы рекомендуем применять ККМ. Если вы не используете ККМ, то мы настоятельно рекомендуем использовать БСО. ККМ требует больших расходов при покупке, а также дополнительной регистрации в налоговой инспекции.

Чем отличаются БСО от простых бланков документов?

Их нельзя купить готовыми, а можно только заказать в типографии, поскольку БСО должен быть изготовлен типографским способом и содержать сведения об изготовителе бланка документа (типографии): сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж (п. 4 Положения).

Для услуг аренды жилья форма БСО не утверждена соответствующим федеральным органом исполнительной власти, и ИП самостоятельно разрабатывают форму бланка. Такой бланк должен содержать обязательные реквизиты, которые перечислены в п. 3 Положения:

  • наименование документа, шестизначный номер и серия;
  • фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;
  • место нахождения индивидуального предпринимателя;
  • идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
  • вид услуги;
  • стоимость услуги в денежном выражении;
  • размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
  • дата осуществления расчета и составления документа;
  • должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
  • иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Как использовать бланки БСО?

Как правило, БСО сразу изготавливаются с применением технологии самокопирования: при заполнении одного экземпляра заполняется и второй. При получении арендной платы от арендатора один экземпляр остается у ИП, а второй выдается арендатору.
Рекомендованную форму бланка БСО  для аренды жилого и нежилого имущества (с использованием самокопирования) вы найдете здесь Специализированный БСО для аренды (самокопирка), а форму БСО с квитанцией (без использования самокопирования) – здесь Специализированный БСО для аренды (отрывной корешок).
В БСО с отрывной квитанцией клиенту отдается именно квитанция (аналогично «путевкам» в турфирмах), а себе организация оставляет корешок для строгой отчетности. Поскольку БСО все равно печатаются по вашему заказу в типографии, возможно, имеет смысл добавить какие-то нужные поля в корешок, если их не хватает, но они нужны вам для учета.

Кто может напечатать БСО?

Любая типография, имеющая соответствующее оборудование. При этом, к сожалению, минимальный тираж БСО большой, и вам хватит его на несколько лет и даже десятилетий. После размещения заказа на БСО мы рекомендуем хранить бланк заказа и/или договора с типографией, на случай проверки налоговой инспекцией.

ВАЖНО: Порядок работы с БСО определен Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 года № 359 О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» (ссылка). Бланки строгой отчетности, БСО, тоже нужно учитывать, для чего вести отдельную книгу. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны Индивидуальным предпринимателем, а также скреплены печатью (штампом). При получении БСО из типографии не забудьте издать Акт приемки

Кассовые операции и кассовый учет. Начало.

1. ИП должен рассчитать, какую сумму он может хранить в кассе. Это так называемый «лимит остатка наличных денег». Наличные свыше этого лимита необходимо сдавать в банк на свой счет либо выдавать из кассы самому себе как физическому лицу.

Положение 373-П не обязывает ИП открывать счет в банке. В соответствии с действующим законодательством, ИП может не иметь счета в банке, и проводить все свои расчеты наличными деньгами (но не выше 100000 рублей в рамках одного договора). Но если ИП принимает деньги наличными, осуществляет расчеты наличными или вносит наличными на свой счет ИП, ему также необходимо установить с 2012 года Лимит остатка наличных денег.

ВАЖНО: Если ИП не установит лимит остатка кассы, то он считается равным 0 (нулю). Это значит, что остаток наличных денег, выводимый ИП в Кассовой книге в конце дня, должен быть также равен 0. Это не катастрофа. Как обнулить остаток в кассе на конец дня? – Самый простой способ: выдать себе самому деньги как физическому лицу и оформить это расходным кассовым ордером (об этом написано ниже). Раньше Лимит остатка кассы нужно было утверждать в своем банке. Теперь это не требуется и Лимит утверждается приказом или распоряжением самого ИП.

2. Как рассчитать лимит остатка кассы? В Приложении к Положению вы найдете 2 способа расчета. Но мы можем еще более упростить его для нашего случая. Берем период – 92 дня (максимально допустимый для расчета), объем поступлений наличных (если принимает оплату наличными) или объем выдач наличных денег (если принимает оплату через счет и снимаем наличными) принимаем размеру арендной платы за 3 месяца (т.е. те же 92 дня). Период сдачи или период получения денег в банке принимаем максимально возможный – 7 дней. Сам пример расчета приведен в примере Приказа по кассе, в Приложении 1.

3. Для этого ИП должен издать распорядительный документ (то есть распечатать приказ, подписать его своей подписью и заверить печатью). Приказ определяет: лимит остатка денежных средств, место проведения кассовых операций, лицо уполномоченное вести кассовые операции. Если у вас нет кассира (а скорей всего это так), то функции кассира ИП возложите на себя самого. Мы также предлагаем включить в этот же документ утверждение формы БСО, определить упрощенный порядок оформления документов в связи с отсутствием бухгалтерского учета и отразить тот факт, что у вас как ИП нет бухгалтера. При желании все эти пункты можно оформить отдельными приказами.

ВАЖНО: ИП может нанять специализированную фирму для ведения учета, однако при этом как правило с формальной точки зрения бухгалтера как лицо с правом 2-ой подписи он не нанимает, и все документы подписывает сам. Уточните данный вопрос и текст соответствующего приказа с конкретной фирмой.

4. Для того, чтобы вести кассовый учет, вам понадобится кассовая книга (Номер формы документа — 0310004). У вас есть два варианта ведения кассовой книги. Оба варианты разрешены Положением.

Вариант 1 ведения кассовой книги: вести кассовую книгу в электронной форме, распечатывать и сшивать ее 1 раз в год.

Вариант 2 ведения кассовой книги: вести кассовую книгу в бумажной форме, первоначально прошив ее и пронумеровав. Если вы решили вести кассовую книгу в бумажном виде, то  можете купить готовую.

5. Все движения по кассе, а у нас будут приходные операции и расходные операции, оформляются кассовыми ордерами. Они имеют строго определенную форму: приходный кассовый ордер. Номер формы документа согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 — 0310001), расходный кассовый ордер. Номер формы документа — 0310002). Вы можете купить готовые бланки ордеров. Например, их можно купить здесь, но заполнять их придется вручную, и ордера объединены в книги. Так что купить вам придется минимум 100 бланков, которых хватит почти на 10 лет. Поскольку бухгалтера и кассира у вас нет, то подписывать кассовые документы будет сам ИП. В связи с тем, что в соответствии с действующим законодательством, индивидуальные предприниматели не обязаны вести бухгалтерский учет поля в расходном и приходном кассовом ордере, предназначенные для счетов бухучета, мы заполнять не будем.

ВАЖНО: исправления в кассовых документах не допускаются. Напечатали или написали неправильно – сделайте другой ордер, так будет спокойнее.

Получаем деньги за квартиру

Как правильно оформить получение денег от арендатора?

Каждое получение наличных от вашего арендодателя должно быть оформлено БСО и приходным кассовым ордером. Заполняем БСО и подписываем его у Арендатора. Оригинал отдаем Арендатору, копию (именно поэтому полезно делать БСО на самокопирующейся бумаге) – себе. Также оформляем приходный кассовый ордер. Фактически в этом случае ИП принимает деньги в кассу у себя самого. Поэтому квитанцию можно не отрывать или же отделить и хранить отдельно от ордера.

Итак, мы получили деньги от арендодателя. Но это еще не все. Если вы хотите теперь использовать эти деньги для своих личных нужд, вам нужно теперь оформить еще один ордер, расходный. Вы получили деньги как предприниматель (ИП), а теперь вы должны выдать их себе как физическому лицу. Вот такую схему предлагает наше законодательство, ничего не попишешь. Возможное основание в расходном кассовом ордере «Выдача средств предпринимателю на личные нужды». Оформляем расходный ордер и отражаем операцию в кассовой книге.

Если уж начали вести кассовую книгу, то это надо делать в соответствии с законом. Если в течение дня были операции по кассе, кассир (а в нашем случае – сам ИП) выводит, т.е. указывает в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.

Совершаем другие операции

Помимо получения арендной платы от арендодателя, ИП может столкнуться с необходимостью проведения других операций.

  • Вы получили арендную плату наличными и из этой суммы хотите совершить покупки в рамках своей предпринимательской деятельности. Например, оплатить услуги юриста-консультанта или купить новую бытовую технику в квартиру, сдаваемую в аренду. В этом случае необходимо оформить расходный кассовый ордер. В основании расходного кассового ордера рекомендуем указывать конкретные цели, из перечисленных в Указании 1843-У: например, если наличные нужны для закупки бытовой техники, то «Выдача средств на оплату товара» или если ИП наличными оплачивает услуги юриста, то «Выдача средств на оплату услуг». Данную операцию необходимо отразить в кассовой книге. После осуществления платежа и получения от контрагента (продавца) кассового документа требуется составление Авансового отчета. Авансовый отчет в большей мере относится к ведению бухучета (и эти поля в отчете мы как раз оставим пустыми), который ИП вести не обязан, но для целей упорядоченного ведения кассы мы рекомендуем составлять Авансовые отчеты. По итогам Авансового отчета может потребоваться выдача дополнительной суммы (оформляется расходным ордером) или возврат излишка в кассу. Возврат оформляется приходным ордером с основанием «Возврат денежных средств по авансовому расчету».
  • Вы хотите совершить оплату наличными в рамках своей предпринимательской деятельности, но в кассе ИП недостаточно денег. Сначала нужно из внести в кассу ИП из своего «личного кошелька», а уже потом оформить расход и отвезти в банк. Сначала оформляем приходный ордер. В основании приходного ордера можно указать «Пополнение кассы ИП для текущей деятельности».
  • Вы получили деньги на счет ИП в банке, и хотите получить их наличными и использовать в личных целях. Сначала необходимо получить деньги и зачислить их в кассу ИП, а затем выдать из кассы на личные цели. Для получения денег в банке необходима чековая книжка. Оформляем чек. Получаем наличные в банки и оформляем их приход в кассу ИП приходным кассовым ордером. Возможное основание взноса: «Приход с расчетного счета в банке». Потом оформляем расходный кассовый ордер. Возможное основание в расходном кассовом ордере «Выдача средств предпринимателю на личные нужды». Обе операции – приход и расход – отражаем в кассовой книге.
  • Вы как ИП получили арендную плату наличными, и хотите их зачислить на свой счет ИП в банке. Это означает, что сейчас деньги числятся в кассе ИП. Для их выдачи из кассы необходимо оформить расходный ордер. В основании расходного ордера можно указать «Наличная выручка для зачисления на расчетный счет в банке». После этого можно поехать в банк, и там банк оформит банковский приходный ордер при внесении на счет ИП. Обе операции – приход и расход – отражаем в кассовой книге.
  • Вы хотите совершить безналичный перевод со счета ИП, но на нем нет денег. Например, наступил срок налогового платежа по УСНО, а вы уже сняли или перевели все деньги со своего счета ИП, и израсходовали. Это означает, что сейчас в кассе ИП нет. Поэтому сначала нужно из внести в кассу ИП из своего «личного кошелька», а уже потом оформить расход и отвезти в банк. Сначала оформляем приходный ордер. В основании приходного ордера можно указать «Пополнение кассы ИП для текущей деятельности». Затем для их выдачи из кассы оформляем расходный ордер. В основании расходного ордера можно указать «Наличная выручка для зачисления на расчетный счет в банке» и сделать соответствующую запись в кассовой книге. После этого можно поехать в банк, и там банк оформит банковский приходный ордер при внесении на счет ИП. Обе операции – приход и расход – отражаем в кассовой книге.

Санкции и штрафы

Контролировать кассовую дисциплину вас как ИП будут налоговые органы.
Итак, что же может грозить ИП, который не соблюдает кассовую дисциплину?

В соответствии со статьей 15.1 Кодекса об административных правонарушениях на индивидуального предпринимателя, который в целях данного кодекса приравнен к должностному лицу, налагается штраф в размере от 4000 до 5000 рублей, за:

  • осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров (т.е.  более 100000 рублей в рамках одного договора);
  • неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности (т.е.несоставление кассовых ордеров и не ведение кассовой книги);
  • несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а равно и накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Отсутствие бланков строгой отчетности (БСО) признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ.

  • Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.
  • Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
  • При этом Законом от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ предусмотрена особенность применения указанных налоговых санкций. Если после 2 сентября 2010 года (дата вступления в силу Закона от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ) санкции взыскиваются по решениям, вынесенным до этой даты, применяются размеры штрафов, установленные прежней редакцией Налогового кодекса РФ. Такой порядок следует из положений пунктов 1 и 12 статьи 10 Закона от 27 июля 2010 г. № 229-ФЗ.
  • Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к сотруднику, ответственному за хранение документов (к руководителю, если в организации нет сотрудника, ответственного за хранение документов, – п. 3 ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ), административную ответственность в виде штрафа на сумму:

o от 2000 до 3000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения документов (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ);
o от 300 до 500 руб. – за непредставление документов, необходимых для налогового контроля (например, при их досрочном уничтожении) (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).